Návrh riešenia od SpexSol
Evidencia odpracovaného času
Zamestnanci posielajú odpracované hodiny cez SMS alebo chat a vedúci ich potom prepisujú do tabuliek. Tento príklad ukazuje, ako hodiny zapisovať priebežne a pripraviť podklady pre mzdy bez zbytočného dohľadávania.
- Stav
- Návrh riešenia
- Kategória
- Automatizácia procesov · Mobilné výkazy
- Pre koho
- Stavebníctvo, logistika, výroba a tímy v teréne
Kde vzniká problém
Keď sa výkazy práce riešia až pred výplatou
Hodiny prichádzajú v správach, na papieri alebo ústne. Na konci mesiaca ich treba spojiť, overiť a doplniť chýbajúce záznamy. To zdržuje vedúcich aj mzdové oddelenie.
Ako by sme ho vyriešili
Zápis cez mobil, schválenie vedúcim
Zamestnanec by po skončení zmeny zapísal hodiny cez mobil a priradil ich k zákazke alebo stavbe. Vedúci by ich priebežne kontroloval. Schválené údaje by slúžili ako podklad pre mzdy.
Ako by riešenie fungovalo
- 01
Zápis
Zamestnanci zapíšu hodiny z mobilu hneď po zmene.
- 02
Priradenie
Každý záznam sa priradí k zákazke, stavbe alebo zmene.
- 03
Kontrola
Vedúci záznamy skontroluje a potvrdí.
- 04
Riešenie výnimiek
Chýbajúce alebo nezvyčajné záznamy sa označia na vyjasnenie.
- 05
Export
Schválené hodiny sa pripravia ako podklad pre mzdy.
Čo by firma získala
Menej zhonu pri mesačnej uzávierke
- Menej chýbajúcich a nejasných záznamov.
- Menej ručného skladania údajov na konci mesiaca.
- Jasný záznam, kto ktoré hodiny schválil.
Ide o predpokladané prínosy. Riešenie zatiaľ nebolo overené v prevádzke.
Na čom nám záleží
Jednoduché pre tím, prehľadné pre vedúcich
- Rýchly zápis z mobilu, ktorý nezdržuje pracovný deň.
- Kontrola vedúcim skôr, než sa čokoľvek dostane do miezd.
- Exporty pripravené pre mzdy; integrácie zvážime neskôr.
- Primerané riadenie prístupu a ochrana údajov.
Ako pokračovať
Ako by sme začali
Zatiaľ ide o návrh, nie o hotový produkt ani riešenie nasadené u zákazníka. Prvým krokom by bolo pripraviť malú skúšobnú verziu na vzorových alebo oprávnene poskytnutých údajoch a overiť, či prináša očakávaný úžitok.
Riešite vo firme niečo podobné?
Nemusíte hneď meniť celý systém. Pozrieme sa na váš súčasný postup, nájdeme najväčšie zdržania a navrhneme rozumný prvý krok.