Návrh riešenia od SpexSol
Automatizácia spracovania faktúr
Faktúry prichádzajú e-mailom, v prílohách aj na papieri. Niekto ich musí zaevidovať, skontrolovať a naháňať schválenia. Tento príklad ukazuje, ako by jednotnejší postup znížil rutinnú prácu.
- Stav
- Návrh riešenia
- Kategória
- Automatizácia procesov · Spracovanie dokumentov
- Pre koho
- Finančné tímy, účtovníci, malé a stredné firmy a firmy s viacerými prevádzkami
Kde vzniká problém
Keď nikto nevie, kde sa faktúra práve nachádza
Faktúry sú rozdelené medzi e-mailové schránky a papierové dokumenty. Údaje sa prepisujú ručne a schvaľovanie prebieha cez správy. Ťažko sa potom zisťuje, čo už bolo schválené, čo ešte čaká a kde sa mohla stať chyba.
Ako by sme ho vyriešili
Faktúry na jednom mieste, schvaľovanie pod kontrolou
Faktúry by sa zhromažďovali na jednom mieste. AI by predvyplnila základné údaje a upozornila na možné duplicity. Zodpovedný človek by všetko skontroloval a schválil. Následne by bolo možné pripraviť údaje na import do účtovného softvéru.
Ako by riešenie fungovalo
- 01
Príjem
Faktúry sa preposielajú na vyhradenú adresu alebo nahrajú do spoločného pracovného priestoru.
- 02
Vyťaženie údajov
Dodávateľ, číslo faktúry, suma a splatnosť sa načítajú zo štruktúrovaných súborov, PDF alebo skenov, v prípade potreby cez OCR.
- 03
Kontrola
Kontroly odhalia chýbajúce polia, nezrovnalosti a možné duplicity.
- 04
Pridelenie
Každá faktúra putuje k správnemu schvaľovateľovi podľa dohodnutých pravidiel.
- 05
Schválenie
Schvaľovateľ porovná pôvodnú faktúru s vyťaženými údajmi a faktúru schváli alebo vráti.
- 06
Export
Schválené faktúry sa pripravia na import do účtovného softvéru.
Čo by firma získala
Menej administratívy a jasný stav každej faktúry
- Jedno miesto pre príjem faktúr.
- Menej prepisovania údajov medzi dokumentmi a tabuľkami.
- Jasná stopa, kto faktúru kontroloval a schválil.
- Lepší prehľad o čakajúcich schváleniach a blížiacich sa splatnostiach.
- Včasné odhalenie možných duplicít a chýbajúcich údajov.
Ide o predpokladané prínosy. Riešenie zatiaľ nebolo overené v prevádzke.
Na čom nám záleží
Financie majú všetko pod kontrolou
- Schválenie človekom skôr, než faktúra odíde do účtovníctva.
- Pôvodný dokument vždy vedľa vyťažených údajov.
- Kontroly podľa pravidiel a zreteľne označené výnimky.
- Najprv štruktúrovaný export; priame integrácie môžu prísť neskôr.
- Prístup podľa rolí a primeraná ochrana údajov.
Ako pokračovať
Ako by sme začali
Zatiaľ ide o návrh, nie o hotový produkt ani riešenie nasadené u zákazníka. Prvým krokom by bolo pripraviť malú skúšobnú verziu na vzorových alebo oprávnene poskytnutých údajoch a overiť, či prináša očakávaný úžitok.
Riešite vo firme niečo podobné?
Nemusíte hneď meniť celý systém. Pozrieme sa na váš súčasný postup, nájdeme najväčšie zdržania a navrhneme rozumný prvý krok.