Návrh riešenia od SpexSol
Digitalizácia servisných protokolov
Technik odfotí vyplnený protokol a pošle ho cez chat. V kancelárii potom niekto musí údaje prepísať, skontrolovať a poslať ďalej. Takto by sa táto práca dala zjednodušiť.
- Stav
- Návrh riešenia
- Kategória
- Automatizácia procesov · Spracovanie dokumentov
- Pre koho
- Servisné firmy, údržbárske tímy, prevádzkoví manažéri, koordinátori
Kde vzniká problém
Keď sa servisné protokoly strácajú v správach
Po každom výjazde príde fotka papierového protokolu. Koordinátor musí zistiť, ku ktorej zákazke patrí, prečítať údaje a prepísať ich do správnej podoby. Pri väčšom počte zákaziek je čoraz ťažšie udržať si prehľad.
Ako by sme ho vyriešili
Technik odfotí protokol, koordinátor už len skontroluje údaje
Technik by protokol jednoducho nahral cez mobil. Systém by pomocou AI pripravil údaje na kontrolu. Koordinátor by ich overil, prípadne opravil a schválil výslednú správu. Bez jeho potvrdenia by sa nič neodoslalo.
Ako by riešenie fungovalo
- 01
Nahratie
Technik nahrá jednu alebo viac fotiek vyplneného servisného protokolu.
- 02
Vyťaženie údajov
Systém vyťaží údaje o zákazke, dátumy a poznámky k práci. Skeny prečíta OCR, pri zložitejších prípadoch môže pomôcť AI.
- 03
Kontrola
Koordinátor porovná vyťažené údaje s originálom a opraví prípadné chyby.
- 04
Príprava a odoslanie
Po schválení sa pripraví jednotné PDF alebo štruktúrovaný export na odoslanie oprávnenému príjemcovi.
Čo by firma získala
Menej prepisovania, lepší prehľad o zákazkách
- Menej ručného prepisovania a preposielania.
- Jednotné záznamy, ktoré sa ľahšie dohľadávajú.
- Jasne určené, kto kontroluje a kto schvaľuje.
- Lepší prehľad o nedokončených a neúplných správach.
Ide o predpokladané prínosy. Riešenie zatiaľ nebolo overené v prevádzke.
Na čom nám záleží
Automatizácia, pri ktorej má kontrolu človek
- Jednoduché nahratie priamo z terénu.
- Výslovné potvrdenie človekom pred odoslaním navonok.
- Chýbajúce alebo neisté údaje zreteľne označené na kontrolu.
- Dohľadateľnosť od pôvodnej fotky až po hotovú správu.
- Primeraná ochrana údajov a riadenie prístupu.
Ako pokračovať
Ako by sme začali
Zatiaľ ide o návrh, nie o hotový produkt ani riešenie nasadené u zákazníka. Prvým krokom by bolo pripraviť malú skúšobnú verziu na vzorových alebo oprávnene poskytnutých údajoch a overiť, či prináša očakávaný úžitok.
Riešite vo firme niečo podobné?
Nemusíte hneď meniť celý systém. Pozrieme sa na váš súčasný postup, nájdeme najväčšie zdržania a navrhneme rozumný prvý krok.